Verschlusssachen digital managen
Die Vorteile von SINA Workflow auf einen Blick
Das 360° Sicherheitskonzept erfüllt die hohen Sicherheitsanforderungen und bietet umfassenden Schutze gegen Angriffe von Innen - auch von Admins. Wir gewährleisten, dass die VSA eingehalten wird und setzen das geforderte Sicherheitsniveau zuverlässig um.
Sie nutzen alle Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems bequem von Ihrem Arbeitsplatz aus. VS-Kuriere und umständliche Wege zur Registratur entfallen.
Nutzer*innen und VS-Verwaltende werden durch entsprechende Hintergrundfunktionen entlastet. Sie können sich fokussiert und ohne Ablenkung auf ihre Fachaufgaben konzentrieren.
Alle VS-Inhalte, einschließlich Dateien, Bilder, Audio- und Videodateien, werden durchgängig digital bearbeitet, registriert und zugriffsgeschützt verteilt.
SINA Workflow garantiert eine gezielte Verteilung gemäß dem Prinzip "Need-to-know". Denno können Nutzer*innen die Inhalte bei Bedarf ablehnen.
Die Umsetzung der Vorschriften gemäß der Verschlusssachenanweisung (VSA) bremst Prozesse häufig aus. Eine schnelle Entscheidung auf Basis eines eingestuften Dokuments ist aber notwendig.
Wir sagen: Verschlusssachen müssen nicht kompliziert, umständlich und langsam sein! Wo früher unzählige Papierausdrucke und Botengänge zur gemeinsamen Bearbeitung von Verschlusssachen nötig waren, erleichtert SINA Workflow heute als digitales "Verschlusssachenmanagementsystem" die Arbeit ganz erheblich.
SINA Workflow. Integriert gedacht. Einfach gemacht.
Das erste und einzige durchgängig digitale Managementsystem für VS bis GEHEIM. SINA Workflow erfüllt alle Anforderungen der Verschlusssachenanweisung (VSA) und schützt Daten über ihre gesamte Lebensdauer. Bearbeiten Sie Verschlusssachen endlich einfach und ohne Papier.
Sehen Sie selbst, wie VS bis GEHEIM durchgehend digital verwaltet werden. Und das Beste: Komplett ohne Medienbrüche, Botengänge oder die Frage, ob alle Vorschriften eingehalten werden. Mit Zulassung des BSI.
Papier ade
Sie erstellen hochsensible oder eingestufte Dokumenten komplett digital und arbeiten in Ihrer gewohnten Benutzeroberfläche. Sie nutzen alle Vorteile eines klassischen Dokumentenmanagementsystems mit Unterstützung verschiedener Dateitypen, wie zum Beispiel Text, Bild oder Audio. Die SINA Workstation ermöglicht den Betrieb mehrerer virtueller Arbeitsumgebungen, welche strikt voneinander getrennt sind. So arbeiten Sie parallel in unterschiedlichen Sicherheitsdomänen (Multi-Level-Data-Separation) – bis einschließlich VS-GEHEIM.
SINA Workflow schützt Ihre VS-Dokumente kryptografisch, selbst am zentralen Speicherort. Dadurch ist ein unbefugter Zugriff, auch durch Innentäter*innen im Rechenzentrum, ausgeschlossen.
Den Weg zur Registratur können Sie sich sparen
Nachdem Sie die Dokumente erstellt haben, werden diese in der digitalen VS-Registratur vereinnahmt. Der bisher häufig analog durchgeführte Prozess verbunden mit dem Weg zur Registratur, der händischen Vergabe einer VS-Nummer und der eigentlichen Registrierung, ist mit wenigen Mausklicks erledigt. Dazu gehört auch, dass Sie VS sicher innerhalb Ihrer Organisation verteilen können. SINA Workflow übernimmt im Hintergrund die Nachweisführung und sorgt dafür, dass Informationen nur gemäß dem Prinzip „Kenntnis nur, wenn nötig“ weitergegeben werden.
Die Dokumente und Metadaten werden über eine sichere Verbindung an die VS-Registratur gesendet. Dort werden sie vollständig automatisiert, digital registriert und erhalten eine individuelle VS-Bestandsnummer. Im letzten Schritt wird alles sicher im VS-Bestand (Storage) abgelegt.
All you Need-to-know
Der Zugriff auf VS-Material wird von berechtigten Nutzer*innen ganz einfach erteilt. Sie erstellen ein Dokument und verteilen den Vorgang oder die Akte bequem in der Anwendung an ausgewählte Empfänger*innen. Alles nach dem Need-to-know-Prinzip. Nur berechtigte Personen haben Zugriff auf die hochsensiblen oder eingestuften Dokumente. Mit entsprechenden Nachweisen, welche SINA Workflow automatisch erstellt.
Erhalten Sie das Need-to-know, können Sie dies jederzeit ablehnen, um sich nicht mit den Inhalten zu belasten. Für eine lückenlose Protokollierung der Zugriffe, werden alle Abrufe und erteilten oder abgelehnten Berechtigungen gespeichert und können jederzeit eingesehen werden.
Endlich zusammenarbeiten
Ist das Need-to-know akzeptiert, arbeiten Sie in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung. Mit den nötigen Rechten am Dokument können Sie Inhalte nicht nur lesen und bearbeiten, sondern auch gezielt Zuarbeiten anfordern oder selbst leisten, sowie weitere Prozesse initiieren.
SINA Workflow revolutioniert die digitale Bearbeitung von VS-Dokumenten, indem es eine nahtlose und sichere Zusammenarbeit ermöglicht. Egal ob Sie alleine oder im Team arbeiten, alle Prozesse rund um Verschlusssachen werden erheblich vereinfacht. Dies führt zu einer effizienteren und unkomplizierteren Arbeitsweise, ohne dabei die Sicherheit der Inhalte und Nachweise zu beeinträchtigen.
Gemeinsam abstimmen und verwalten
Spezifische Rollen wie Leser*in, Bearbeiter*in, Mitzeichner*in, Schlusszeichner*in, Zuarbeiter*in und Herausgeber*in optimiert die Lösung sämtliche Prozesse innerhalb Ihrer Organisation.
VS-Dokumente durchlaufen blitzschnell alle erforderlichen Stationen. Sie erledigen Abstimmungen und Verwaltung mit wenigen Klicks – sogar über Organisationsgrenzen hinweg. Vergessen Sie die mühsame manuelle Dokumentenweitergabe und Nachweisführung.
Problemlos nachweisen
SINA Workflow erstellt die von der VSA geforderten Nachweise für den ganzheitlichen Lebenszyklus des VS-Materials. Die einzelnen Schritte im Leben des Dokuments sind jederzeit nachverfolgbar.
Wer wann die Kenntnis angenommen hat, ob digitale oder physische Kopien bzw. Ausfertigungen existieren und wie Abstimmungsprozesse erfolgten: SINA Workflow dokumentiert all dies lückenlos und revisionssicher. Mit dieser gründlichen Nachweisführung gewährleisten Sie maximale Transparenz und Sicherheit bei der Verwaltung sensibler Informationen.
Schicken Sie uns eine Anfrage und wir helfen Ihnen sicher und digital mit VS zu arbeiten.
