Verschlusssachen digital managen - SINA Workflow

Können Verschlusssachen digital gemanagt werden?

Sichere Infrastrukturen sind das unverzichtbare Rückgrat unserer vernetzten Welt. Grund genug für uns Verschlusssachen (VS) davon nicht auszuschließen.
Die Registratur schon geschlossen? Der VS-Kurier nicht greifbar? Eine schnelle Entscheidung auf Basis eines eingestuften Dokuments ist notwendig? Die Umsetzung der Vorschriften gemäß der Verschlusssachenanweisung (VSA) bremst Prozesse aus? Der ständige Medienbruch erschwert die Arbeit und verhindert eine schnelle Abstimmung mit den Kolleg*innen? Das sind nur einige der Probleme im alltäglichen Umgang mit Verschlusssachen. Doch damit ist jetzt Schluss!

Unsere Devise: Verschlusssachen müssen nicht kompliziert, umständlich und langsam sein!

Wo früher unzählige Papierausdrucke und Botengänge zur gemeinsamen Bearbeitung von Verschlusssachen nötig waren, erleichtert SINA Workflow heute als digitales "Verschlusssachenmanagementsystem" die Arbeit ganz erheblich. Die folgenden Animationen zeigen, wie VS bis GEHEIM durchgehend digital verwaltet werden. Und das Beste: Komplett ohne Medienbrüche, Botengänge oder die Frage, ob alle Vorschriften eingehalten werden. Mit Zulassung des BSI.

Papier ade. Digital von Anfang an

Bereits die Erstellung von hochsensiblen oder eingestuften Dokumenten erfolgt komplett digital. Nutzer*innen können in ihrer gewohnten Oberfläche und damit auch mit den bekannten Anwendungen arbeiten. Somit sind alle Vorteile eines klassischen Dokumentenmanagementsystems gegeben. Es können alle Dateitypen verwendet werden, wie zum Beispiel Text, Bild oder Audio. Durch Nutzung der SINA Workstations können mehrere virtuelle Arbeitsumgebungen betrieben werden, welche strikt voneinander getrennt sind und dadurch das parallele Arbeiten in unterschiedlichen Sicherheitsdomänen ermöglichen (Multi-Level-Data-Separation) – bis einschließlich GEHEIM.

Alle Festplattenzugriffe und Netzwerkverbindungen werden automatisch von der SINA Workstation verschlüsselt und können so von Unbefugten nicht ausgelesen werden. Damit kann die Sicherheit der Daten gewährleisten werden, ohne den Rechner nach jeder Benutzung sicher wegzuschließen.

SINA Workflow sichert die VS-Dokumente zusätzlich kryptografisch ab und schützt diese somit auch am zentralen Speicherort vor unbefugtem Zugriff. Somit haben auch Innentäter im Rechenzentrum keine Chance!

Den Weg zur Registratur können Sie sich sparen

Nachdem Nutzer*innen die Dokumente erstellt haben, werden diese in der digitalen VS-Registratur von SINA Workflow vereinnahmt. Der bisher häufig analog durchgeführte Prozess der Vereinnahmung von Papierdokumenten verbunden mit dem Weg zur Registratur, der händischen Vergabe einer VS-Nummer zur Nachweisführung und der eigentlichen Registrierung, ist mit wenigen Mausklicks erledigt inkl. sicherer Verteilung innerhalb der eigenen Organisation. Nachweisführung, Sicherheit und Verteilung gemäß „Kenntnis nur, wenn nötig“ erledigt SINA Workflow im Hintergrund.

Die Dokumente und Metadaten werden über eine sichere Verbindung an die VS-Registratur gesendet. Dort werden sie vollständig automatisiert, digital registriert und erhalten eine individuelle VS-Bestandsnummer. Im letzten Schritt wird alles sicher im VS-Bestand (Storage) für die weitere Bearbeitung abgelegt.

 

 

Need-to-know einfach und unkompliziert

Ist die Zuarbeit oder Kenntnisnahme von anderen Nutzer*innen nötig, kann der Zugriff auf das VS-Material von berechtigten Nutzern ganz einfach erteilt werden. Beispielsweise kann der oder die Ersteller*in des Dokuments bequem in der Anwendung das Dokument, den Vorgang oder die Akte gemäß Need-to-know an ausgewählte Empfänger*innen verteilen. Somit wird sichergestellt, dass nur berechtigte Nutzer*innen Zugriff auf die hochsensiblen oder eingestuften Dokumente erhalten.  Mit entsprechenden Nachweisen, welche SINA Workflow automatisch erstellt.

Nutzer*innen, die das Need-to-know erhalten, haben dennoch die Möglichkeit dies abzulehnen und sich nicht mit den Inhalten zu belasten.

Für eine lückenlose Protokollierung der Zugriffe, werden alle Abrufe und erteilten oder abgelehnten Berechtigungen gespeichert und können bei Bedarf eingesehen werden. SINA Workflow garantiert eine echte Need-to-know Verteilung inklusive Nachweise.

Endlich schnell und unkompliziert zusammenarbeiten

Ist das Need-to-know akzeptiert, können Nutzer*innen in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung mit den VS-Dokumenten arbeiten. Bei entsprechenden Rechten am jeweiligen Dokument können sie Inhalte lesen und ändern, Zuarbeiten anfordern oder erbringen und andere Prozesse starten.

Dank SINA Workflow ist es möglich, VS-Dokumente durchgängig digital gemeinsam zu bearbeiten. Alle Prozesse an und mit VS, ob alleine oder mit einer Gruppe von Nutzer*innen, werden stark vereinfacht. Der Prozess wird insgesamt deutlich effizienter und unkomplizierter bei gleichbleibender Sicherheit für Inhalte und Nachweise.

Abstimmen und Verwalten von VS

Die Arbeit mit VS-Material erfordert die Zusammenarbeit von verschiedenen Bereichen bzw. Nutzer*innen. Durch die Workflow-spezifischen Rollen Leser, Bearbeiter, Mitzeichner, Schlusszeichner, Zuarbeiter und Herausgeber unterstützt die Lösung sämtliche Prozesse innerhalb einer Organisation. Früher musste das VS-Dokument mühsam und langwierig zu Kolleg*innen transportiert werden, inklusive manueller Nachweisführung.

Doch heute wird der Abstimmungsprozess durch SINA Workflow stark beschleunigt. Das VS-Dokument durchläuft die verschiedenen Stationen in Blitzeseile. Da ist auch der Abstimmungs- und Verwaltungsprozess im Handumdrehen beziehungsweise durch Mausklicks geschafft. Durch bestimmte Architekturausprägungen auch organisationsübergreifend.

Verwalten und Nachweisen von VS

SINA Workflow erstellt für den ganzheitlichen Lebenszyklus des VS-Materials die von der VSA geforderten Nachweise.

Die kryptografisch gesicherte Nachweisführung stellt die einzelnen Schritte im Leben des Dokuments lückenlos dar.  Ebenfalls dokumentiert SINA Workflow wer, wann die Kenntnis angenommen hat, ob digitale oder physische Kopien beziehungsweise Ausfertigungen existieren und wie Abstimmungsprozesse erfolgten.

 

Werden Sie Teil der nächsten Revolution im VS-Bereich

In Behörden wird mit VS und anderen sensiblen Daten gearbeitet. Für deren Schutz hat sich unsere SINA Architektur bewährt: Mit den sicheren SINA Laptops und Clients greifen Mitarbeiter*innen in gewohnter, aber sicherer Umgebung auf das Verwaltungsnetzwerk zu. Ihre IT-Infrastrukturen und der Datenaustausch werden dabei von SINA Verschlüsselungsboxen abgesichert. Admin-Tools ermöglichen die zentrale und flexible Verwaltung des IT-Betriebs.

Der nächste Schritt ist unsere ganzheitliche Lösung für den Umgang mit VS - SINA Workflow. Die erste und einzige durchgängig digitale Dokumentenverwaltung bis GEHEIM. Im Verbund mit der SINA Infrastruktur. VSA-konform und skalierbar.

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Digitale VS-Bearbeitung: Standortunabhängiger Zugriff auf Verschlusssachen

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