In vielen Verwaltungen werden elektronische Akten in Dokumenten-Management-Systemen gepflegt. Diese sind mit Sicherheitsvorkehrungen für den Zugriff auf Akten, Vorgänge oder Dokumente ausgestattet. Dennoch fehlen solchen E-Akte-Systemen das bei Verschlusssachen (VS) durch Vorschriften geforderte Sicherheitsniveau und die entsprechenden Nachweise. Speziell für die Anforderungen der Verschlusssachenanweisung (VSA) für behördliches Schriftgut bietet secunet die Lösung SINA Workflow an. SINA Workflow bietet eine sichere Umgebung, wenn Inhalte von Verwaltungsakten innerhalb des Dokumentenlebenszyklus als Verschlusssache eingestuft werden müssen. In diesem Fall sind die Sicherheitsfunktionen existierender E-Akte-Systeme nicht mehr ausreichend. Gleichzeitig sind weitere Anforderungen wie zum Beispiel eine Nachweisführung bei dem Umgang mit VS anzuwenden.
Mit der angestrebten Lösung kann der Anwender VS-Dokumente aus einem E-Akte-System über eine Schnittstelle in die sichere SINA Workflow-Umgebung importieren, nach dem Prinzip „Kenntnis nur, wenn nötig“ registrieren, in Workflows bearbeiten und beispielsweise Mitzeichnungen unter Nutzung dieser Sicherheitsumgebung ausführen. Ab dem Zeitpunkt der Sicherheitseinstufung liegen die betreffenden Dokumente in den VS-Ablagen verschlüsselt und vor unbefugtem Zugriff geschützt vor.
Vorschriftenkonforme VS-Bearbeitung
Der Schutz von Verschlusssachen vor unberechtigtem Zugriff ist eine Kernaufgabe staatlicher Sicherheitsvorsorge und Grundvoraussetzung bei der Umsetzung einer nationalen Sicherheitspolitik. SINA Workflow erfüllt alle Anforderungen an eine vorschriftenkonforme, elektronische Registratur und ein VS-Bearbeitungssystem, während sich gleichzeitig individuelle Geschäftsprozesse mit den Dokumenten realisieren lassen. SINA Workflow ist ein Systemverbund und besteht aus sicheren SINA Workstation Arbeitsplätzen sowie SINA Workflow Servern mit integrierter elektronischer VS-Registratur und einem zentralen Netzwerkspeicher.
