Kooperatives Arbeiten mit eingestuften Dokumenten bis GEHEIM

Digitales Arbeiten bringt viele Vorteile: schnell Inhalte versenden, schnell Entscheidungen treffen, einfach zusammenarbeiten und – in diesen Tagen sehr relevant – kontaktfrei arbeiten. Bislang galten diese Vorteile hauptsächlich für gewöhnliche, nicht eingestufte Daten. Wer digital mit sensiblen, hoch schützenswerten Daten oder gar Verschlusssachen (VS) arbeiten wollte, musste auf Sonderlösungen – oft ohne Zulassung – zurückgreifen, die meist an irgendeiner Stelle im Arbeitsprozess noch Papierdokumente erforderten. Erst die VS-Dokumentenmanagement-Lösung SINA Workflow, die secunet gemeinsam mit dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entwickelte, hat dies geändert. Behörden können SINA Workflow nun generell für VS bis GEHEIM einsetzen, Einzelfreigaben sind nicht mehr erforderlich.

Mit SINA Workflow können Behörden die  Verschlusssachen­anweisung (VSA) umsetzen. Informationen lassen sich medienbruchfrei bearbeiten, verteilen und speichern – auf einem angemessen hohen und nachweisbaren Sicherheitsniveau. Im Juni 2020 erhielt die Lösung nun die Freigabeempfehlung bis zur Geheimhaltungsstufe GEHEIM durch das BSI (BSI-VSA-10158). Kunden können SINA Workflow nun einsetzen, ohne wie bisher projektspezifische Einzelzulassungen einholen zu müssen.

Wird SINA Workflow auf der Basis von SINA Workstations und unter Berücksichtigung der jeweiligen Betriebsbedingungen (SecOps) implementiert, schützt die Lösung VS und andere hochsensible Daten von der Entstehung bis zur Finalisierung. SINA Workflow unterstützt die Nutzer u.a. dabei, Inhalte kollaborativ auszuarbeiten (Zuarbeit), interne Abstimmungsprozesse mit Mitzeichnungen umzusetzen sowie Inhalte sicher nach dem Prinzip „Kenntnis nur, wenn nötig“ weiterzuleiten. Alle Funktionen und Workflows, die die Lösung anbietet, sind VSA-konform, kryptographisch gesichert und in eine umfassende Nachweisfunktion eingebettet – einschließlich eines VS-Bestandsverzeichnisses, so wie es die VSA fordert.

Im Verbund mit SINA Workstations ermöglicht SINA Workflow auch kontaktloses Arbeiten mit VS. So lassen sich eingestufte Dokumente ganz ohne den Zutritt zu Registraturen oder die Beauftragung von Kurieren verteilen. Dabei hängt es von der jeweiligen Produktvariante der SINA Workstation ab, bis zu welcher Geheimhaltungsstufe die Gesamtlösung eingesetzt werden kann: SINA Workstations S sind bis zur Stufe VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH (VS-NfD) zugelassen, SINA Workstations E bis VS-VERTRAULICH und SINA Workstations H bis GEHEIM.