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BSI unterstützt die digitale Verarbeitung von Verschlusssachen mit SINA Workflow

Digitalisierung fördert die Kooperation und erleichtert die Zusammenarbeit. Doch Behörden konnten beim Umgang mit Verschlusssachen (VS) bis vor kurzem noch nicht in vollem Umfang von diesen Vorteilen profitieren, da die hohen Sicherheitsanforderungen bisher nicht in die digitale Welt übertragen werden konnten. Daher entwickelte das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) gemeinsam mit secunet die Lösung SINA Workflow: Wo früher unzählige Papierausdrucke und Botengänge bei der gemeinsamen Bearbeitung von VS nötig waren, erleichtert heute SINA Workflow als digitales "Verschlusssachen-Managementsystem" diese Arbeit erheblich – und zwar bis einschließlich GEHEIM. Behörden, die die Lösung einführen möchten, werden im Rahmen ressortübergreifender Projekte unterstützt und können so die Implementierung beschleunigen.

SINA Workflow ermöglicht es, VS komplett digital zu erstellen, zu registrieren und zu verwalten sowie gemäß dem Prinzip der Verschlusssachenanweisung "Kenntnis nur, wenn nötig" ("need to know") sicher zu verteilen. Dabei erstellt die Lösung für jede Verschlusssache im System gesicherte Nachweise darüber, welche Verarbeitungs- und Verwaltungsschritte damit ausgeführt wurden. Für die Nutzer wird der Umgang mit VS damit schneller, effizienter und bequemer.

Um das Potential von SINA Workflow nutzen zu können, sind Anpassungen und Erweiterungen der bereits vorhandenen VS-Prozesse in Organisationen notwendig. Damit Behörden diese Veränderungen leichter fallen, hat das BSI bereits im Rahmen eines Einführungsprojekts wichtige Handlungsschritte und Herausforderungen identifiziert und unterstützt die Behörden bei ihren individuellen Einsatzszenarien. Aktuelle und geplante Einführungsprojekte lassen sich damit einfacher und schneller umsetzen, da das BSI einige Vorarbeit bereits geleistet hat. Zudem steht neben dem Hersteller secunet auch das BSI als Ansprechpartner rund um SINA Workflow zur Verfügung. Dieses Angebot wird mittlerweile von immer mehr Behörden in Anspruch genommen. secunet unterstützt Behörden, die eigene SINA Workflow Instanzen aufbauen wollen, mit Beratung, Konzeption und Installationsleistungen.

SINA Workflow schließt eine Lücke der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung, die bislang noch bei der VS-Bearbeitung bestand. Der Bedarf der Lösung wird in einer Reihe aktueller Großprojekte auf nationaler wie auch auf EU-Ebene deutlich, in denen größere SINA Workflow Plattformen zur sicheren Verteilung von VS bis einschließlich GEHEIM/ SECRET UE/EU SECRET auch über Ressortgrenzen oder gar Mitgliedstaaten hinweg zum Einsatz kommen.

Alle Services und Produktanteile sind über den zentralen SINA Rahmenvertrag des Beschaffungsamts des BMI abrufbar. SINA Workflow ist die einzige vollumfängliche Lösung für das digitale VS-Dokumentenmanagement inklusive VS-Registratur auf dem Markt, welche eine BSI-Zulassung bis einschließlich GEHEIM besitzt.

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