secunet und Materna vereinen gewöhnliche E-Akten und Verschlusssachen

Der Umgang mit digitalen Akten ist heutzutage in der Verwaltung nichts Ungewöhnliches mehr. Im Gegenteil – für eine erfolgreiche Digitalisierung der Verwaltung ist das Führen von E-Akten selbstverständlich. Für die Verarbeitung der elektronischen Dokumente sind bereits eine Reihe an Dokumenten-Management-Systemen im Einsatz. Diese stoßen jedoch an ihre Grenzen, wenn sensible Daten ins Spiel kommen, da sie beispielweise nicht den nötigen Zugriffschutz bieten. Hier sind, wenn überhaupt, spezielle Lösungen im Gebrauch, die vollkommen losgelöst von den gewöhnlichen Systemen arbeiten. Spätestens wenn eine E-Akte zunächst im System für gewöhnliche Verwaltungsakten kursiert und erst später eingestuft wird, ist das problematisch.

secunet bietet mit SINA Workflow eine BSI-zertifizierte Hard- und Software-Lösung, die die Anforderungen der Verschlusssachenanweisung (VSA) für behördliches Schriftgut erfüllt und die Verarbeitung von Verschlusssachen von VS-NfD bis GEHEIM erlaubt. Die Lösung stellt eine sichere Umgebung bereit, wenn Inhalte von Verwaltungsakten innerhalb des Dokumentenlebenszyklus als Verschlusssache eingestuft werden müssen. In Kooperation mit IT-Dienstleister und Systemintegrator Materna wurde nun eine Schnittstelle geschaffen, um Dokumente aus einem E-Akte-System in die sichere SINA Workflow Umgebung zu importieren. Damit werden doppeltes oder separates Anlegen sowie Übertragungsfehler und Datenverluste vermieden.

Sobald Dokumente eingestuft werden, liegen diese verschlüsselt und vor unbefugten Zugriff geschützt in den VS-Ablagen von SINA Workflow und sind im System für normale Verwaltungsakten nicht mehr zugänglich. Die E-Akten können nun VSA-konform bearbeitet und beispielweise Mitzeichnungen unter Nutzung dieser Sicherheitsumgebung ausgeführt werden. Es gilt hierbei das Need-to-Know-Prinzip – Zugriff auf eine Akte bekommt ein Nutzer nur, wenn es nötig ist.

Nordrhein-Westfalen ist Vorreiter

Realisiert wird die erfolgreiche Anbindung von SINA Workflow mit dem E-Akten-System nascale von Ceyoniq, die Materna in Nordrhein-Westfalen als Landeslösung einführt: Eine in dem System angelegte Akte kann mit Einstufung in die SINA Workflow Umgebung wechseln und ist im nscale nicht mehr verfügbar. Dabei kommen Standards für den IT-gestützten Austausch und die IT-gestützte Aussonderung behördlichen Schriftguts wie XDOMEA zum Einsatz.

Aber auch behördenübergreifend lassen sich solche Fachszenarien realisieren – denn mitunter kann es notwendig sein, dass beispielsweise verschiedene Sicherheitsbehörden digitale Dokumente, die sensible Daten enthalten, untereinander austauschen. Mit SINA Workflow als übergeordnete Kooperationsplattform wird es ermöglicht, eingestufte E-Akten gesichert und kontrolliert weiterzugeben. Weitere Informationen zu SINA Workflow finden Sie hier.