E-Mail-Archivierung
Die Archivierung von E-Mails ist ein aktuelles Thema in allen Unternehmen: Vertragsverhandlungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder ähnliches werden heute oft nicht mehr über traditionelle Kommunikationswege wie Brief oder Fax übermittelt, sondern schnell und kostengünstig per E-Mail versendet. Doch auch bei der E-Mail-Kommunikation gibt es gesetzliche Vorgaben, wenn es um die Archivierung der Informationen geht. So müssen Auftragsbestätigungen per E-Mail ebenso unveränderbar abgelegt werden wie früher ein Fax.
Doch nicht nur gesetzliche Anforderungen sind Beweggründe für den Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung. Auch Forderungen nach einer „Verschlankung“ von E-Mail-Servern können so realisiert werden, da alle E-Mails auf einem Storage-System und nicht mehr auf dem Server gespeichert werden. Ein weiterer Vorteil: Versehentlich gelöschte E-Mails können aus dem E-Mail-Archiv ohne Aufwand wiederhergestellt werden. Somit geht keine E-Mail – intern oder extern – mehr verloren.
Doch wie können die Fluten von E-Mails, die ein Unternehmen tagtäglich erreichen, sinnvoll, revisionssicher und ohne großen Aufwand archiviert werden? Generell gibt es die Möglichkeiten, eine Inhouse-Lösung zu betreiben oder den Service eines Dienstleisters in Anspruch zu nehmen (Software as a Service, kurz SaaS).
Inhouse-Lösung: secunet trust vault
secunet trust vault unterstützt Sie bei der automatisierten Archivierung Ihrer elektronischen Kommunikation. Diese Appliance erfasst alle E-Mails bevor sie beim Benutzer landen in ihrem Originalzustand, verschlüsselt sie und legt sie samt Anhang mit einem Zeitstempel versehen ab. Ausgestattet mit intelligenten Suchmechanismen wird das E-Mail-Archiv zur Wissensdatenbank eines Unternehmens. Über personalisierte Berechtigungen hat jeder Mitarbeiter Zugriff auf seine automatisiert abgelegten E-Mails und Dokumente. Gleichzeitig entlastet secunet trust vault den E-Mail-Server, da die E-Mails in einer separaten Datenbank ausgelagert werden. Zu secunet trust vault bieten wir auch die Erweiterung Print 2 Archive an. Damit werden alle Dokumente, die auf einem der Drucker im Unternehmen ausgedruckt werden, ebenfalls im Archiv abgelegt. Gleiches gilt für die Funktion Scan to Archive, bei der Scanner zu einem virtuellen Pool zusammengefasst werden können und transparent für den Benutzer die erfassten Dokumente im Archiv sicher ablegen.
Für den erweiterten Datenschutz kann das 4-Augen-Prinzip eingesetzt werden, um einen globalen Zugriff auf das Archiv durch einen Administrator einzuschränken. Zudem werden alle Archivzugriffe dauerhaft protokolliert.
Die Vorteile von secunet trust vault im Überblick:
- Revisionssichere Dokumenten-Archivierung (optional auch inklusive Print 2 Archive / Scan to Archive)
- Fälschungssichere digitale Signatur aller archivierten E-Mails
- Maximaler Datenschutz durch Verschlüsselung aller E-Mails
- Einfache Integration in vorhandene E-Mail-Infrastrukturen
- Betrieb unabhängig von Hardware-Komponenten und Betriebssystemen
- Einfache Plug&Play-Installation mit SMTP/POP3<s> </s>oder in bestehende Mailserver, zum Beispiel Exchange, Scalix, Tobit, Lotus Notes (Domino Server für Windows® und Linux)
- Leistungsfähige Volltextsuche in E-Mails und gängigen Anhängen, sowie in archivierten Dokumenten
- Differenzierte Rechteverwaltung für Administratoren und Benutzer
- Archivierung auf jedem vorhandenen Storage-System
- Backup und Ablage archivierter Daten auf alternativem Speicher
- Sicherer Online-Archiv-Zugang durch SSL-Verschlüsselung
- Wiederherstellen gelöschter oder verloren gegangener E-Mails mit nur einem Mausklick
- Übernahme bestehender E-Mail-Daten in das Archiv zur Entlastung von Server und Client (optional)
- Archivierung PKI/PGP konformer E-Mails
- LDAP-Unterstützung zum Beispiel für MS Exchange/ MS Active Directory, Lotus Domino Server
- Umfangreiches und flexibles 4-Augen-Prinzip zur Zugriffs-Kontrolle von sensiblen Archivdaten (optional; in der Enterprise-Ausführung inklusive)
E-Mail-Archivierung als ‚Software as a Service’ (SaaS)
Auch bei der Service-Variante der E-Mail-Archivierung werden die Nachrichten und Anhänge verschlüsselt im Originalzustand abgelegt. Der Unterschied zur Inhouse-Lösung ist, dass das Speichersystem nicht bei Ihnen im Unternehmen, sondern bei einem Dienstleister steht. Ihre E-Mails werden über eine „BlackBox“, die sich in Ihrem internen Netz befindet, verschlüsselt und an das Storage-System versendet. Der Schlüssel für die Verschlüsselung liegt einmalig auf dieser Box vor, so dass Sie sicher gehen können, dass nur Sie und Ihre autorisierten Mitarbeiter Zugriff auf die Inhalte der archivierten Dokumente haben. Die Suchfunktion läuft trotz der ausgelagerten Speicherung in Echtzeit ab. Auf Wunsch ist es auch möglich – via Webportal – Konfigurationen „remote“ selber vorzunehmen.
Wir bieten Ihnen die Service-Version der E-Mail-Archivierung mit verschiedenen Servicevereinbarungen bis zum 24x7 Support.
Die Vorteile von einer E-Mail-Archivierung als ‚Software as a Service’
- Kostentransparenz und -effizienz
Die Lösung erfordert keinen eigenen Installationsaufwand, sie ist einfach in vorhandene E-Mail-Infrastrukturen integrierbar. Durch die Speicherung in einem externen Rechenzentrum erreichen Sie eine hohe Skalierbarkeit: Sie zahlen nur das, was Sie nutzen. - Sie behalten die volle Kontrolle
Die E-Mails werden mit starken kryptographischen Mechanismen verschlüsselt und in hochsicheren Rechenzentren gespeichert. Ausschließlich Sie verfügen über den Schlüssel und können über eine komfortable Web-Oberfläche auf umfassende Administrations-, Reporting- und Controlling-Funktionen zugreifen. Dies schließt ebenfalls einfach bedienbare Such- und Recherche-Optionen ein. - Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen
Mit der SaaS-Lösung stellen Sie die Einhaltung aller Datenschutzbestimmungen und der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsdokumente sicher. Ihre E-Mails sind durch mehrfache Backups vor Verlust und durch Verschlüsselung und differenzierte Rechteverwaltung vor unberechtigtem Zugriff geschützt.
secunet ist Ihr kompetenter Partner bei der E-Mail-Archivierung
Ganz gleich, ob Sie sich für eine Inhouse-Lösung oder die Service-Variante entscheiden – secunet ist Ihr erfahrener und kompetenter Partner in Sachen E-Mail-Archivierung. Wir beraten sie gerne in einem persönlichen Gespräch, welche Lösung für Ihre individuellen Anforderungen geeignet ist und können auch Empfehlungen zum Thema Datenschutz aussprechen.
